Langeweile ade: So machen Sie Ihre Dienstbesprechungen zum Highlight des Monats
 
Liebe Leserin, lieber Leser,

kennen Sie das? Sie bereiten sich sorgfältig auf die nächste Dienstbesprechung vor, aber irgendwie läuft es nicht wie geplant. Es fehlen immer ein paar Mitarbeiter, die besprochenen Themen werden nur kurzfristig umgesetzt und beim nächsten Meeting ist alles wieder beim Alten. Neue Ideen stoßen auf Widerstand, das Protokoll wird zwar abgezeichnet, aber kaum gelesen.

Erfahren Sie im heutigen Führungsimpuls wie Sie Ihre Dienstbesprechungen effektiver gestalten können und sicherstellen, dass Ihr Team gerne teilnimmt.

Annett Urban hat zu unserem Thema heute diese Frage mitgebracht ...
   
 
 
 
   
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Urban
   
   
Annett Urban,
Chefredakteurin „pdl.konkret ambulant“, fragt für Sie:
   
   
   
 
Hallo, liebe Claudia,

ich bin es, Annett von „pdl.konkret ambulant“.

Mir ist schon häufig aufgefallen, dass jede Pflegedienstleitung ihre Dienstbesprechungen zwar sorgfältig plant, am Ende der Besprechung jedoch dennoch oft das Gefühl hat, dass die erhofften Ergebnisse nicht erreicht werden.

Die Teilnahme und Umsetzung der besprochenen Themen lassen zu wünschen übrig, und es fehlt häufig an langfristiger Verbindlichkeit.

Welche konkreten Maßnahmen kannst Du empfehlen, um Besprechungen effektiver und motivierender zu gestalten, damit das Team aktiv mitmacht und die Beschlüsse nachhaltig umgesetzt werden?

Ich bin gespannt auf Deine Antwort,

mit herzlichen Grüßen aus der PDL-Redaktion, Deine Annett
 
 
 
 
 
 
   
Urban
   
   
Claudia Henrichs,
Kommunikationsexpertin für die Pflege, antwortet:
   
   
   
 
Liebe Annett,

danke für diese Frage. Dienstbesprechungen gehören zwar zur Routine im ambulanten Pflegedienst, viele Leitungskräfte sind aber geradezu genervt, weil die Ergebnisse zu wünschen übrig lassen oder sehr deutlich ist, dass die Mitarbeitenden keine Lust darauf haben.
 
Warum führen Meetings oft nicht zum Ziel?
 
Es gibt mehrere Gründe, warum Ihre gut geplanten Besprechungen oft nicht die gewünschten Resultate bringen:
 
1.Zu viel Input, zu wenig Interaktion:
Je höher der Redeanteil der PDL ist, desto unproduktiver wird das Meeting.
2.Die Vergessenskurve:
Schon nach 20 Minuten können wir nur noch 60% des Gehörten abrufen. Nach einem Tag sind es nur noch 34%.
3.Die Aufmerksamkeitsspanne:
Nach 10-15 Minuten lässt die Konzentration rapide nach.
4.Fehlende Verbindlichkeit:
Ohne klare Vereinbarungen zu jedem Tagesordnungspunkt geraten die Themen schnell in Vergessenheit und niemand fühlt sich verantwortlich.
5. Mangelnde Relevanz:
Wenn der Bezug zum direkten Arbeitsalltag fehlt, sinkt das Interesse. Pflegekräfte fragen sich zum Beispiel, warum die Wirtschaftlichkeit für sie wichtig sein soll, wenn es aus deren Sicht doch eher darum geht, Pflegekunden gut zu versorgen.
 
   

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Was wünscht sich das Pflegeteam?
 
Ihre Mitarbeiter haben klare Vorstellungen davon, wie Meetings besser laufen könnten.

Aktive Einbindung und Interaktivität

Umfragen zeigen klar: Mitarbeitende wünschen sich mehr Möglichkeiten, sich aktiv einzubringen. Sie möchten nicht nur passiv Informationen konsumieren, sondern aktiv am Geschehen teilnehmen. Sie wollen eigene Ideen und Vorschläge einbringen.

Sinnvolle Inhalte und klare Handlungsanweisungen

Ein weiterer Wunsch von Mitarbeitenden ist die Qualität der Inhalte.

Sie wollen
• die Tagesordnung vorher kennen,
• strukturierte moderierte Diskussionen,
• dass Organistorisches verschriftlich wird und während des Meetings nur einen geringen Zeitbedarf einnimmt,
• dass Aufgaben verteilt werden und wollen besprechen, wie der Stand der Dinge ist und
• sie wollen selbst Informationen einbringen.
 
Anlässe für ein Meeting
 
Bevor Sie die nächste Dienstbesprechung ansetzen, fragen Sie sich: Trifft einer dieser Anlässe zu?
 
1.Informationen beurteilen und analysieren
Ein sinnvoller Anlass für ein Meeting ist die Beurteilung und Analyse wichtiger Informationen. Die Teammitglieder sollen die Möglichkeit haben, diese Informationen zu diskutieren und ihre Meinung zu äußern.
2.Probleme lösen und Ideen sammeln
Wenn ein Team gemeinsam Probleme löst und kreative Ideen sammelt Ziehen alle an einem Strang und arbeiten auf ein gemeinsames Ziel hin. Eine Methoden dazu finden Sie im Führungsimpuls „Lösungen finden statt Probleme vertiefen“.
3.Konflikte beilegen
Ein weiterer wichtiger Anlass für ein Teammeeting ist die Beilegung von Konflikten. Hier kann gemeinsam erarbeitet werden, wie Streitigkeiten beigelegt werden können und welches Verhalten in Ihrem Pflegedienst gewünscht ist. Im Führungsimpuls „Wenn im Team der Haussegen schief hängt“ erfahren Sie, wie Sie vorgehen könnten.
4.Gruppengefühl stärken
Eines der Hauptziele sollte immer die Stärkung des Gruppengefühls sein. Nur wenn sich die Mitarbeitenden als Teil eines starken Teams fühlen, werden sie motiviert und engagiert arbeiten.

Diese vier Anlässe zielen darauf ab, Entscheidungen zu treffen und gemeinsam Maßnahmen zu beschließen, die dann auch umgesetzt werden.

Mein Tipp:

Wenn keiner der vier Anlässe zutrifft, dann sagen Sie Ihre Dienstbesprechung ab!
 
   

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7 Tipps für Pflegedienstleitungen: So macht die Dienstbesprechung wieder Spaß
 
Tipp 1: Klare Agenda und Ziele

Beginnen Sie jedes Meeting mit einer klaren Agenda und präzisen Zielen für jeden Tagesordnungspunkt. Damit wissen alle Teilnehmenden, was sie erwarten können und worauf der Fokus liegt.

Tipp 2: Halten Sie Ihre Redezeit kurz

Beteiligen Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv. Lao Tse wusste schon 600 Jahre vor Christi Geburt: „Sage es mir, und ich werde es vergessen. Zeige es mir, und ich werde mich daran erinnern. Beteilige mich, und ich werde es vertreten!“ Nutzen Sie Methoden wie Kleingruppenarbeit, Brainstorming oder kurze fragengeleitete Diskussionsrunden. So verhindern Sie, dass das Team abschaltet, und fördern die gemeinsame Diskussion.

Tipp 3: Fokussieren Sie auf das Wesentliche

Konzentrieren Sie sich auf max. 3-4 Kernthemen pro Meeting. Weniger ist oft mehr! Das hält die Konzentration hoch und bleibt besser in Erinnerung.

Tipp 4: Sorgen Sie für Verbindlichkeit

Beenden Sie jedes Thema mit konkreten Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Terminen. Halten Sie im nächsten Meeting den Stand der Dinge konsequent nach.

Tipp 5: Feedback einholen

Fragen Sie nach jedem Meeting nach Feedback. „Was war gut? Was könnte verbessert werden?“ Das zeigt den Mitarbeitenden, dass ihre Meinung wichtig ist.

Tipp 6: Wertschätzung zeigen

Zeigen Sie Wertschätzung für die Beiträge der Mitarbeitenden. Ein einfaches „Danke“ kann viel bewirken und die Motivation steigern, aktiv an zukünftigen Besprechungen teilzunehmen.

Tipp 7: Bringen Sie Leichtigkeit ins Spiel

Ein Meeting ohne Lachen ist wie Kaffee ohne Koffein. Es fehlt der Kick! Sorgen Sie für eine entspannte Atmosphäre, in der auch mal gelacht werden darf.
 
Fazit
 
Dienstbesprechungen sind in der ambulanten Pflege unverzichtbar, aber sie müssen sinnvoll gestaltet werden. Indem Sie die Wünsche Ihrer Mitarbeitenden ernst nehmen und auf interaktive Formate setzen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Besprechungen nicht nur Pflichtveranstaltungen sind, sondern echte Chancen zur Verbesserung der Arbeit. Gehen Sie mit frischem Wind in Ihre nächsten Meetings – Ihre Teammitglieder werden es Ihnen danken!

Mein Tipp:

Bleiben Sie dran! Wenn Sie jetzt denken, dass das in Ihrem Team nicht funktionieren kann, dann bedenken Sie bitte, dass sich Ihre Mitarbeitenden auch erst an die Umstellung gewöhnen müssen.

Ich hoffe, auch mein heutiger Führungsimpuls hat Ihnen gefallen. Schreiben Sie mir gerne, welche Erfahrungen Sie bei der Umsetzung gemacht haben. Haben Sie konkrete Führungsthemen, die ich in einer der nächsten Folgen für Sie aufbereiten soll? Sehr gerne! Schreiben Sie mir unter fuehrungsimpulse@ppm-online.org. Ich freue mich auf Ihre Nachricht!

Herzliche Grüße,
Ihre Claudia Henrichs

PS: Sie haben unsere ersten Folgen verpasst? Kein Problem auf www.pdl-konkret.de/Fuehrungsimpulse finden Sie alle bislang erschienenen Folgen von „Führungsimpulse“ zum Nachlesen und Nachhören.

PPS: Dieses Zitat zum heutigen Thema habe ich für Sie mitgebracht:
Zitat der Woche
„Sage es mir, und ich werde es vergessen. Zeige es mir, und ich werde mich daran erinnern. Beteilige mich, und ich werde es vertreten!“

Lao Tse, chinesischer Philosoph