Erfolgreiche Dienstbesprechungen vorbereiten: Ein Leitfaden für Pflegedienstleitungen
 
Liebe Leserin, lieber Leser,

Sie kennen das sicherlich: Ein Meeting steht an, und schon wird hektisch eine PowerPoint-Präsentation zusammengestellt oder es werden schnell einige Themen gesammelt. Doch oft genug bleibt das Ergebnis dann hinter den Erwartungen zurück. Eine schlechte Planung kann nicht nur Zeit, sondern auch Nerven kosten.

Sie erfahren im heutigen Führungsimpuls, wie Sie mit der richtigen Vorbereitung Ihre Dienstbesprechungen zu produktiven und motivierenden Veranstaltungen machen.

Annett Urban hat zu unserem heutigen Thema diese Frage mitgebracht ...
   
 
 
 
   
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Urban
   
   
Annett Urban,
Chefredakteurin „pdl.konkret ambulant“, fragt für Sie:
   
   
   
 
Hallo, liebe Claudia,

ich bin es, Annett von „pdl.konkret ambulant“.

Da uns ja auch relativ unerfahrene Pflegedienstleitungen zuhören, möchte ich gerne von Dir wissen, was sie bei der Gestaltung einer Dienstbesprechung beachten sollten, damit sie auch wirklich effektiv ist.

Gibt es Tipps und bewährte Methoden, die Du empfehlen kannst, um Meetings besser zu strukturieren und das Team motiviert einzubinden?

Ich bin gespannt auf Deine Antwort und danke Dir für Deine Unterstützung.

Herzliche Grüße aus der PDL-Redaktion, Deine Annett
 
 
 
 
 
 
   
Urban
   
   
Claudia Henrichs,
Kommunikationsexpertin für die Pflege, antwortet:
   
   
   
 
Liebe Annett,

die kurze Antwort lautet: Gut geplant ist halb gewonnen. Auch erfahrene Pflegedienstleitungen sind immer wieder ganz erstaunt, wie reibungslos und erfolgreich ihre Dienstbesprechungen werden, wenn sie sich mehr Zeit für die Tagesordnung nehmen.

Vor allem die Zielsetzung ist ein richtiger Gamechanger!
 
Ziele als Wegweiser für erfolgreiche Meetings
 
In der ambulanten Pflege ist die Zeit oft knapp. Umso wichtiger ist es, Dienstbesprechungen effizient zu gestalten. Der Schlüssel dazu liegt in der Definition klarer Ziele für jeden einzelnen Tagesordnungspunkt.

Ein Ziel gibt Ihnen und Ihrem Team einen klaren Fokus. Stellen Sie sich vor, Sie bereiten ein Thema vor und wissen genau, was Sie am Ende des Tagesordnungspunkts erreichen haben möchten. Klarheit schafft Effizienz! Statt einfach Themen zu sammeln, fragen Sie sich:
• Was soll am Ende dieses Themas erreicht sein?
• Was sollen meine Mitarbeitenden mehr wissen, besser verstehen oder anders tun?

Ein praktisches Beispiel: Heimliche Leitungen verringern

Ein häufig wiederkehrendes Problem in Pflegeteams ist, dass Mitarbeitende zusätzliche, nicht vertraglich vereinbarte Leistungen, erbringen. Nehmen wir an, Sie möchten das Thema während einer Dienstbesprechung bearbeiten.

Ihr Ziel könnte lauten: „Alle verstehen die negativen Auswirkungen heimlicher Leistungen. Gemeinsam sind drei Schritte erarbeitet, um dies zukünftig zu vermeiden.”

Mit diesem klaren Ziel vor Augen können Sie nun passende Methoden wählen, um es zu erreichen. Statt eines Vortrags könnte Ihr strukturierter Ablauf wie folgt aussehen:
 
1.Diskutieren, welche Auswirkungen diese zusätzlichen Leistungen haben.
2.Arbeitsgruppen bilden, die ihre Ergebnisse präsentieren.
3.Gemeinsam Lösungen und Handlungsschritte entwickeln.
 
   

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Die Tagesordnung - Ihr Fahrplan für effiziente Meetings
 
Eine durchdachte Tagesordnung ist das Fundament jeder erfolgreichen Besprechung. Sie sollte mindestens folgende Elemente enthalten:
 
1.Besprechung einberufen von: Name der Person, die einlädt.
2.Moderator: Wer führt durch das Meeting oder einzelne TOP?
3.Protokollant: Wer hält die Ergebnisse fest?
4. Teilnehmer: Wer nimmt teil? Hier auch Gäste nennen.
5. Vorbereitung: Was soll von den Teilnehmenden vorbereitet werden?
6. Erforderliche Unterlagen: Welche Dokumente werden benötigt?
7. Themenbereich: Aufzählung der Themen, Ziele, geplante Aktivitäten der Teilnehmenden und Zeitplanung pro Tagesordnungspunkt.

Diese Basis sorgt dafür, dass alle Teilnehmer gut vorbereitet sind und wissen, was sie erwartet.

Mein Tipp:

Planen Sie zu Beginn Zeit für die Besprechung des letzten Protokolls ein und am Ende für einen Aktionsplan, der festhält, wer was bis wann zu tun hat.
 
Gut geplant ist halb gewonnen
 
Eine gute Planung hat viele Vorteile. Sie erhöht die Effizienz, weil alle Teilnehmenden wissen, was sie erwartet. Klare Ziele und eine durchdachte Tagesordnung verhindern Missverständnisse. Zudem erhöht die Beteiligung der Mitarbeitenden die Motivation. Wenn alle wissen, dass ihre Meinung zählt, sind sie eher bereit, sich aktiv einzubringen.

Demgegenüber kann eine mangelhafte Vorbereitung zu Frustration, Zeitverschwendung und unklaren Ergebnissen führen. Im schlimmsten Fall müssen Themen wiederholt besprochen werden, was zusätzliche Zeit kostet, und die Motivation aller Beteiligten senkt.
 
   

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6 Tipps für erfolgreiche Meetings
 
Tipp 1: Setzen Sie konkrete Ziele

Überlegen Sie sich für jeden Tagesordnungspunkt, was Sie am Ende erreicht haben möchten.

Tipp 2: Erstellen Sie eine strukturierte Tagesordnung

Nutzen Sie eine Vorlage, die alle wichtigen Felder beinhaltet.

Tipp 3: Wählen Sie die passende Methode

Nutzen Sie aktivierende Techniken, die zur Zielerreichung beitragen, um Mitarbeiter einzubeziehen – statt einfach nur Informationen zu präsentieren.

Tipp 4: Zeit richtig einplanen

Planen Sie ausreichend Zeit ein - lieber weniger Themen gründlich behandeln. Der Leitsatz lautet: „Das Ziel bestimmt die Methode, die Methode bestimmt die Zeit!“

Tipp 5: Informieren Sie alle Teilnehmenden im Voraus

Informieren Sie Ihre Mitarbeiten mindesten zwei Tage vor der Dienstbesprechung über die Tagesordnungspunkte.

Tipp 6: Halten Sie fest, wer was zu tun hat

Am Ende der Dienstbesprechung sollte jeder wissen, welche Aufgaben zu erledigen sind.
 
Fazit: Ihre Meetings auf ein neues Level heben
 
Dienstbesprechungen sind in der ambulanten Pflege unverzichtbar, aber sie müssen sinnvoll gestaltet werden. Eine gute Vorbereitung Ihrer Meetings mag zunächst mehr Zeit in Anspruch nehmen. Doch diese Investition zahlt sich aus: Sie gewinnen motivierte Mitarbeitende, erreichen klarere Ergebnisse und sparen letztendlich Zeit.

Übrigens: Wenn Sie wissen wollen, welche Themen Sie auf keinen Fall zum Gegenstand einer Dienstbesprechung machen sollten, dann lesen/hören Sie doch den Führungsimpuls: „Langeweile ade: So machen Sie Ihre Dienstbesprechungen zum Highlight des Monats“

Ich hoffe, auch mein heutiger Führungsimpuls hat Ihnen gefallen. Schreiben Sie mir gerne, welche Erfahrungen Sie bei der Umsetzung gemacht haben. Haben Sie konkrete Führungsthemen, die ich in einer der nächsten Folgen für Sie aufbereiten soll? Sehr gerne! Schreiben Sie mir unter fuehrungsimpulse@ppm-online.org. Ich freue mich auf Ihre Nachricht!

Herzliche Grüße,
Ihre Claudia Henrichs

PS: Sie haben unsere ersten Folgen verpasst? Kein Problem auf www.pdl-konkret.de/Fuehrungsimpulse finden Sie alle bislang erschienenen Folgen von „Führungsimpulse“ zum Nachlesen und Nachhören.

PPS: Dieses Zitat zum heutigen Thema habe ich für Sie mitgebracht:
Zitat der Woche
„Eine Stunde Planung kann Ihnen 10 Stunden Arbeit ersparen.“

Dale Carnegie. US-amerikanischer Kommunikations- und Motivationstrainer