Meetings mit Pfiff: Vier aktivierende Methoden für lebendige Dienstbesprechungen
 
Liebe Leserin, lieber Leser,

als Pflegedienstleitung wissen Sie, wie wichtig und zugleich herausfordernd Dienstbesprechungen sein können. Sie möchten sicherstellen, dass alle Informationen ankommen, Ihr Team motiviert ist und sich jeder gehört fühlt.

Doch oft begegnet Ihnen das Gegenteil: Mitarbeitende sind unaufmerksam, abgelenkt oder schlichtweg müde. Die Lösung? Aktivierende Methoden, die für frischen Wind in Ihren Meetings sorgen.

Sie erfahren heute wie Sie mit einfachen Methoden die Aufmerksamkeit und Beteiligung in Dienstbesprechungen steigern und welche vier aktivierenden Techniken Sie ohne viel Aufwand in jedem Meeting einsetzen können.

Annett Urban hat zu unserem heutigen Thema „Aktivierende Methoden für lebendige Dienstbesprechungen“ diese Frage mitgebracht ...
   
 
 
 
   
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Urban
   
   
Annett Urban,
Chefredakteurin „pdl.konkret ambulant“, fragt für Sie:
   
   
   
 
Hallo, liebe Claudia,

ich bin es, Annett von „pdl.konkret ambulant“.

Nach unserem letzten Führungsimpuls gingen in meiner Redaktion einige Leseranfragen ein. Relativ „neue“ PDLer erzählten mir, dass es für sie oft sehr schwierig ist, Dienstbesprechungen so zu gestalten, dass sie wirklich effektiv und ansprechend sind.

Doch da ich einmal von Dir gehört habe, dass aktivierende Methoden helfen können, die Aufmerksamkeit und Beteiligung in Meetings zu steigern, möchte ich gerne von Dir wissen, welche einfachen und praktikablen Techniken Du empfehlen kannst, um eine Besprechung lebendiger und motivierender zu gestalten?

Denn Ziel einer Besprechung ist es ja, dass sich das Team aktiv mit einbringt und dann gemeinsam bessere Ergebnisse erzielt werden.

Ich danke Dir für Deine Hilfe und Tipps, Deine Annett aus der PDL-Redaktion
 
 
 
 
 
 
   
Urban
   
   
Claudia Henrichs,
Kommunikationsexpertin für die Pflege, antwortet:
   
   
   
 
Sehr gerne, liebe Annett, stelle ich heute vier Methoden vor, die auf jeder Dienstbesprechung einfach anzuwenden sind.
 
Warum aktivierende Methoden wichtig sind
 
In klassischen Dienstbesprechungen dominiert oft der Vortragsstil. Die Pflegedienstleitung spricht, die Mitarbeitenden hören zu – zumindest theoretisch. In der Praxis lässt die Aufmerksamkeit schnell nach, und nur ein Bruchteil der Informationen bleibt hängen.

Aktivierende Methoden wirken dem entgegen. Sie regen die Pflegekräfte an, sich aktiv zu beteiligen, mitzudenken und in die Umsetzung zu kommen. Das Resultat? Lebendigere Besprechungen, besserer Informationsfluss und motiviertere Mitarbeitende.
 
   

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Vier Methoden für mehr Schwung im Meeting
 
1. Blitzlicht: Das schnelle Stimmungsbarometer

Beschreibung: Beim Blitzlicht äußert sich jeder Teilnehmer kurz und spontan zu einer konkreten Frage. Beispiele sind: „Was war heute schon schön?“ oder „Welche Erfahrungen habe ich mit der neuen Tourensoftware gemacht?“ oder „Was ist für mich heute das wichtigste Thema?“

Durchführung: Stellen Sie eine offene Frage und lassen Sie jeden eine kurze, persönliche Aussage treffen. Wichtig: Es gibt keine Diskussion oder Kommentierung der Aussagen. Jeder spricht nur für sich.

Vorteile: Alle kommen zu Wort, auch die Stilleren, und die Atmosphäre wird durch die Vielzahl der geäußerten Meinungen und Stimmungen belebt. Außerdem kann die Leitung während des Meetings auf die Antworten Bezug nehmen.

2. Fragengeleitete Diskussion: Blick in die Zukunft

Beschreibung: Eine offene Frage wird in die Runde geworfen, um unterschiedliche Meinungen und Ideen zu sammeln. Beispiele sind: „Was haltet ihr von der Idee eine Fahrzeugbeauftragte einzuführen?“ oder „Welche Auswirkungen hat das Thema mobile Datenerfassung auf unsere Arbeitsabläufe?“

Durchführung: Schreiben Sie die Frage auf einem Flipchart sichtbar auf. Jeder, der will, antwortet, wobei eine Diskussion erwünscht ist. Eine schriftliche Dokumentation ist optional.

Vorteile: Diese Methode schafft Transparenz, bereichert das Wissen aller durch den Austausch und fördert Diskussionen.

3. Einpunktabfrage: Meinungen sichtbar machen

Beschreibung: Jedes Teammitglied bewertet eine konkrete Fragestellung auf einer Skala, die auf einem Flipchart oder einer Pinnwand visualisiert wird. Beispiel: „Wie zufrieden bin ich mit unserer Kommunikation zwischen Leitung, Verwaltung und Pflegekräften?“

Durchführung: Schreiben Sie die Frage und die Skala gut sichtbar auf und geben Sie jedem einen Klebepunkt oder Stift, um seinen Punkt zu setzen. Danach wird das Ergebnis gemeinsam besprochen.

Vorteile: In kurzer Zeit erhält man eine Übersicht über Meinungen und Tendenzen. Das Ergebnis ist deutlich für alle sichtbar und kann als Basis für weitere Diskussionen dienen.

4. Kartenabfrage: Ideensammlung leicht gemacht

Beschreibung: Alle Teilnehmenden notieren stichwortartig ihre Ideen oder Meinungen auf Kärtchen und kleben oder pinnen diese auf ein Flipchart. Beispiel: „Wie schaffen wir es, Pflegekunden noch besser über ihre Ansprüche gegenüber der Pflegekasse zu informieren?“

Durchführung: Verteilen Sie Karten und Stifte. Jede Karte wird mit einer Idee beschrieben und auf ein Flipchart geklebt. Ordnen Sie die Karten nach Themenbereichen und diskutieren Sie das Ergebnis.

Vorteile: Viele Ideen werden in kurzer Zeit gesammelt und sichtbar gemacht. Auch außergewöhnliche Ideen haben Platz. Das fördert den kreativen Austausch und die Lösungsfindung im Team. Auch schüchterne Stimmen finden Gehör.
 
Warum sich der Einsatz von aktivierenden Methoden lohnt
 
• Höhere Aufmerksamkeit und Konzentration der Teilnehmenden
• Bessere Verankerung von Informationen im Gedächtnis
• Nutzung des kreativen Potenzials aller Pflegekräfte
• Stärkung des Teamzusammenhalts
• Effektivere und effizientere Meetings
 
   

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Warum manche Pflegedienstleitungen zögern
 
Trotz der vielen Vorteile gibt es Gründe, warum Pflegedienstleitungen keine aktivierenden Methoden in ihren Dienstbesprechungen anwenden wollen.

Gründe können sein:
• Zeitmangel: Der Eindruck, dass aktivierende Methoden mehr Zeit bei der Vorbereitung und Durchführung in Anspruch nehmen.
• Gewohnheit: Bequemlichkeit und die Überzeugung, dass traditionelle Methoden ausreichen.
• Skepsis: Zweifel, ob neue Methoden wirklich besser funktionieren und Sorge vor negativen Reaktionen der Mitarbeitenden.
• Kontrollverlust: Sorge, die Kontrolle über die Besprechung zu verlieren.
• Komplexität: Angst vor organisatorischem Mehraufwand.
 
So trauen Sie sich an aktivierende Methoden heran
 
1.Fangen Sie klein an: Beginnen Sie mit einer einfachen Methode wie dem Blitzlicht. Testen Sie eine Methode pro Meeting und steigern Sie den Einsatz nach und nach.
2.Bereiten Sie sich gut vor: Planen Sie Ihre Fragen und Methoden im Voraus, um Unsicherheiten zu vermeiden.
3.Erklären Sie den Zweck: Informieren Sie Ihr Team über die Vorteile der neuen Herangehensweise und das aktive Beteiligung erwünscht ist.
4.Holen Sie sich Feedback: Fragen Sie nach der Besprechung, wie die Methode ankam.
5.Üben Sie: Je öfter Sie die Methoden anwenden, desto sicherer werden Sie.
6.Bilden Sie sich weiter: Nutzen Sie Workshops oder Literatur, um sich weiter über aktivierende Methoden zu informieren.
 
Fazit: Ihre Dienstbesprechungen werden nie mehr langweilig sein
 
Aktivierende Methoden sind eine hervorragende Möglichkeit, Dienstbesprechungen lebendiger und effektiver zu gestalten. Durch gezielte Beteiligung erhöhen Sie das Engagement Ihrer Mitarbeitenden, fördern die Kreativität und sorgen für eine bessere Erinnerungsleistung von Informationen. Lassen Sie das Potenzial Ihres Teams nicht ungenutzt, probieren Sie diese Methoden aus und erleben Sie den Unterschied.

Übrigens: Weitere Ideen zum Thema Dienstbesprechungen finden Sie in den Führungsimpulsen
• Langeweile ade: So machen Sie Ihre Dienstbesprechungen zum Highlight des Monats
• Erfolgreiche Dienstbesprechungen vorbereiten: Ein Leitfaden für Pflegedienstleitungen

Ich hoffe, auch mein heutiger Führungsimpuls hat Ihnen gefallen. Schreiben Sie mir gerne, welche Erfahrungen Sie bei der Umsetzung gemacht haben. Haben Sie konkrete Führungsthemen, die ich in einer der nächsten Folgen für Sie aufbereiten soll? Sehr gerne! Schreiben Sie mir unter fuehrungsimpulse@ppm-online.org. Ich freue mich auf Ihre Nachricht!

Herzliche Grüße,
Ihre Claudia Henrichs

PS: Sie haben unsere ersten Folgen verpasst? Kein Problem auf www.pdl-konkret.de/Fuehrungsimpulse finden Sie alle bislang erschienenen Folgen von „Führungsimpulse“ zum Nachlesen und Nachhören.

PPS: Dieses Zitat zum heutigen Thema habe ich für Sie mitgebracht:
Zitat der Woche
„Die erste Aufgabe von Führung ist es, Zusammenarbeit zu organisieren.“

Reinhard K. Sprenger, deutscher Autor von Managementliteratur